C’est dans un environnement numérique changeant, que l’optimisation des infrastructures ainsi que la gestion efficace des systèmes digitaux sont essentielles au maintien de la compétitivité et à la pérennité de la croissance.
C’est ici que l’externalisation informatique intervient, en tant que maintien et gestionnaire de cette tâche informatique ardue.
Aussi connue sous le nom de outsourcing, l’externalisation informatique est une opération qui consiste à confier à un partenaire la définition et la mise en œuvre de solutions numériques.
Une approche stratégique différente de la sous-traitance, et souvent confondue à tort. Contrairement à la sous-traitance, l’externalisation implique une collaboration étroite sur le long terme et englobe un large éventail de domaines et compétences.
Alors ensemble plongeons nous au cœur de l’externalisation informatique, et reprenons pas à pas l’essence même de cette pratique, ses avantages et ses caractéristiques.
Comprendre l’externalisation informatique
Définition détaillée
L’outsourcing informatique, représente une stratégie de gestion digitale, de plus en plus courante pour les entreprises en place et émergentes. Pour une compréhension approfondie, explorons la définition de l’externalisation informatique et examinons les différents types d’externalisation.
Lorsqu’une entreprise envisage l’externalisation informatique, elle cherche dans un premier temps un professionnel aguerri. Par exemple, une agence web ou encore une entreprise de services informatiques seront la cible de cette recherche. La démarche peut être mise en œuvre dans un contexte initial de développement, d’hébergement ou de consulting, et peut s’étendre jusqu’à la gestion complète de l’ensemble de l’infrastructure numérique.
En optant pour l’externalisation, une entreprise se décharge des défis techniques et des enjeux de sécurité liés à la gestion de son système d’information. Elle entre alors dans une relation de conseil avec son prestataire, lui permettant ainsi d’ajuster son système digital en fonction de l’évolution de ses activités.
Il existe trois familles d’externalisation, dépendant de la localisation du prestataire permettant donc d’ajouter une certaine flexibilité aux services stratégiques associés :
- Onshoring (ou homeshoring) : Cette approche désigne l’externalisation à l’intérieur des frontières nationales. Elle peut favoriser la proximité géographique et culturelle, mais les coûts peuvent être plus élevés.
- Nearshoring : Dans ce cas, les services informatiques sont confiés à des prestataires situés dans des pays proches, minimisant ainsi le décalage horaire et facilitant la collaboration.
- Offshoring : Cette forme d’externalisation implique de faire appel à un prestataire éloigné géographiquement, par exemple en Asie ou en Inde. Elle peut offrir des économies de coûts significatives, mais peut aussi nécessiter une gestion plus complexe en raison des distances.
Vous l’aurez compris, chaque type de décentralisation de la gestion de votre infrastructure digitale, possède ses avantages et inconvénients. Votre choix dépendra de vos besoins spécifiques.
Types d’externalisation
En soi, vous avez la possibilité d’externaliser la plupart des tâches digitales de votre entreprise. A vous de définir lesquelles sont les plus nécessiteuses. Pour ce faire et vous aiguiller, voici quelques idées :
- Développement de logiciels, d‘applications web et mobiles : L’externalisation de ces services permet aux entreprises de concrétiser leurs idées logicielles sans avoir à embaucher un ensemble complet de développeurs. Les prestataires externes offrent une expertise pointue dans la création d’applications sur mesure, le développement web et la programmation spécifique à des projets, tout en respectant les délais et permettant un accompagnement du début à la fin du projet.
- Support utilisateur : Les problèmes techniques surviennent inévitablement, et les utilisateurs ont besoin d’une assistance rapide. Les prestataires proposent un support de premier niveau pour aider les utilisateurs finaux à résoudre des problèmes courants.
- Sécurité informatique : La protection des données est cruciale. Les prestataires externes se spécialisent dans la gestion de la sécurité informatique, surveillant les menaces, effectuant des audits de sécurité, configurant et gérant les pare-feux, réalisant des tests d’intrusion et mettant en place des politiques de sécurité pour préserver l’intégrité de vos systèmes et données.
- Conseils et Stratégie : L’externalisation des conseils informatiques permet aux entreprises de bénéficier de l’expertise d’architectes de solutions chevronnés. Ces professionnels peuvent vous aider à élaborer une stratégie informatique solide, à définir des schémas directeurs, et à planifier des migrations en douceur. Ils sont en mesure de vous guider dans la prise de décisions stratégiques pour optimiser votre infrastructure informatique.
- Product Design et Développement : Décentraliser le design et le développement de produits informatiques offre un accès à des talents spécialisés dans la création de logiciels, d’applications web et mobiles. Que ce soit pour concevoir des logiciels sur mesure, développer des applications innovantes, ou soutenir des projets de développement spécifiques, les experts externes peuvent transformer vos idées en réalité numérique.
- Gestion des applications : Les logiciels métiers doivent être constamment mis à jour et surveillés. Les prestataires externes assurent la gestion des applications, y compris la configuration, le déploiement, la surveillance et la résolution des problèmes, garantissant ainsi un fonctionnement fluide.
- Gestion des bases de données : Les bases de données sont au cœur de nombreuses opérations commerciales. Les prestataires gèrent efficacement les bases de données, de la conception à la maintenance, en passant par la sauvegarde et l’optimisation des performances.
- Maintenance et Évolutions : Externaliser la maintenance informatique garantit que vos systèmes fonctionnent de manière optimale en tout temps. Les experts externes peuvent gérer les mises à jour, les correctifs, et les évolutions de votre infrastructure, vous assurant ainsi que votre entreprise reste agile et compétitive.
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Les bénéfices pour votre entreprise
L’externalisation informatique joue un rôle crucial dans la croissance de votre entreprise. C’est en investissant soigneusement dans l’externalisation, que vous stimuler la croissance de votre entreprise à court, moyen et long terme.
Optimisation des opérations :
L’un des premiers avantages significatifs réside dans la capacité d’optimisation des manœuvres manuelles et chronophages. En effet, les prestataires externes, et spécialistes de leur domaine, ont les solutions pour optimiser ces tâches et réduire les erreurs humaines, réduire les délais de résolution des problèmes, minimiser les interruptions et ainsi améliorer la productivité globale.
Le second avantage significatif au niveau opérationnel est l’adaptation rapide aux besoins changeants. C’est en externalisant les services numériques que les entreprises peuvent évoluer plus rapidement en ajustant leurs produits et services sans avoir à mobiliser des ressources internes, et surtout en fonction des besoins émergeants et changeants de leur clientèle.
Enfin, un dernier élément vient apporter son pesant d’or. La flexibilité opérationnelle. Car l’externalisation permet de s’adapter rapidement à des besoins en constante évolution, que ce soit pour répondre à des missions temporaires, lancer de nouveaux produits ou services, ou réagir aux opportunités du marché. Les entreprises peuvent externaliser sélectivement des fonctions informatiques spécifiques, conservant ainsi le contrôle sur des aspects critiques tout en confiant le reste à des experts.
Réduction des coûts :
La décentralisation permet ainsi de réaliser d’importantes économies. Dans un premier temps, les coûts de main-d’œuvre étant moins élevés dans certaines régions du monde par rapport aux pays européens, cela permet de réduire les coûts d’exploitation tout en couvrant l’ensemble des besoins. Dans un second temps, cela permet d’allouer un budget informatique fixe, transformant les coûts variables incertains en coûts fixes, offrant ainsi une maîtrise financière accrue du système digital. Sans oublier l’évitement des coûts et investissements en recrutement et formations en interne.
De plus, grâce à la capacité des experts à servir plusieurs entreprises externalisatrices, les prestataires externes sont en posture de réaliser des économies d’échelle significatives tout en optimisant leur processus interne. Cela se traduit par une réduction des coûts pour leur clients, offrant donc des tarifs compétitifs pour un excellent rapport qualité-prix.
Moderniser les systèmes informatiques :
Pour rester compétitives au sein de l’économie numérique, les entreprises doivent constamment moderniser et améliorer leurs systèmes informatiques. L’externalisation informatique permet donc aux entreprises de bénéficier des dernières technologies sans avoir à investir massivement dans de nouvelles ressources. Les prestataires externes sont souvent à la pointe de ces innovations technologiques, permettant aux entreprises de rester à la page sans jeter leur budget par les fenêtres !
Automatiser pour gagner en efficacité :
L’automatisation est un élément clé de l’externalisation informatique. C’est en automatisant des méthodes de travail en solutions numériques, que les entreprises engagent et favorisent la croissance intelligente. Libérant ainsi les ressources internes, afin de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Réduisant donc les erreurs, et améliorant l’efficacité opérationnelle globale.
Pour ainsi dire, l’externalisation informatique offre aux entreprises la possibilité d’optimiser son fonctionnement interne et ses opérations. Elle permet également de moderniser leur système informatique tout en innovant sur le sujet. A court terme, elle vient réduire les problèmes et les coûts globaux. Sur le long terme, elle permet aux entreprises de pérenniser et maintenir leur stratégie digitale.
Cependant, il est crucial de faire les bons choix en amont, et définir le bon périmètre pour maximiser les impacts de cette stratégie.
En somme, l’externalisation informatique représente une solution complète pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur infrastructure digitale de manière continue.
Comment réussir avec l’externalisation informatique ?
Pour mettre en œuvre votre démarche de gestion et d’amélioration de votre système informatique en procédant à l’externalisation, il est nécessaire de passer par quelques étapes cruciales.
Rome ne s’est pas faite en un jour, votre flotte numérique non plus !
Évaluez vos besoins
La première étape est d’identifier et de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise. Dans cette intention, il vous faudra vous poser différentes questions qui vous aiguilleront dans votre prise de décision :
- Est-ce que la portée de l’externalisation englobera la totalité de mon système d’information ou seulement une partie ?
- Quelles raisons motivent ma décision d’externaliser mon système d’information ?
- Quelles sont les attentes spécifiques liées au contexte de mon entreprise en ce qui concerne cette action ?
- Quelles attentes ai-je à l’égard du prestataire ?
- Quels changements organisationnels internes cette externalisation est-elle susceptible d’entraîner ?
- Quelles interactions cette démarche peut-elle avoir avec d’autres systèmes au sein de mon entreprise ?
- Quels avantages et inconvénients cela pourrait apporter à mon entreprise ?
Il vous est essentiel d‘identifier les besoins en sécurité, en gain de temps, en budget et en mobilité de l’entreprise pour prendre une décision éclairée.
Audit des enjeux et défis
L’audit informatique revêt une importance capitale lors de l’externalisation du développement web. Cette étape vise à inspecter minutieusement l’ensemble du processus de développement que vous envisagez de confier à un prestataire externe.
L’objectif premier est de réaliser une évaluation exhaustive de vos besoins, des ressources actuellement dédiées au développement web, et des procédures en place.
Il est essentiel de comprendre que le choix d’un partenaire de développement web inapproprié peut avoir un impact significatif sur la qualité, la rapidité et le coût de votre projet.
L’audit prend donc en compte des éléments tels que la définition claire de vos besoins en développement, la compatibilité avec les technologies utilisées, les protocoles de sécurité, et la gestion des ressources et des délais.
Il permet d’identifier les axes d’amélioration, de sécuriser les processus, et d’assurer une meilleure gestion de vos projets de développement web en collaboration avec un prestataire externe.
Personnalisation des solutions en fonction de vos besoins
Chaque entreprise étant unique, ayant des objectifs, défis et contraintes propres, il est crucial de choisir des solutions d’externalisation adaptées. Le but étant d’en tirer le meilleur parti, après avoir identifié les besoins spécifiques de votre entreprise lors de l’étape précédente.
Une fois vos besoins identifiés, le choix du prestataire approprié est essentiel, en recherchant des compétences et une expérience spécifiques. La modularité des offres des prestataires offre une flexibilité pour personnaliser les services, tandis que l’élaboration de contrats personnalisés précise les attentes. Enfin, un suivi constant et des ajustements au fil du temps assurent que les services restent pertinents et efficaces pour votre entreprise, maximisant ainsi les avantages de l’externalisation informatique.
Planification sur mesure
Cette étape consiste à élaborer un plan spécifiquement adapté aux besoins et aux objectifs identifiés et fixés précédemment. Suite à cela, l’objectif est de concevoir un plan détaillé comprenant des étapes spécifiques et des échéanciers pour la mise en œuvre réussie de l’externalisation. Ce plan sur mesure permet de coordonner efficacement toutes les parties prenantes, d’anticiper les défis potentiels et de garantir une transition en douceur vers les services externalisés. Une planification soignée garantit que l’externalisation informatique répond aux besoins de votre entreprise de manière efficiente et qu’elle contribue à l’atteinte de vos objectifs stratégiques.
Développement de solutions spécifiques
Dans certains cas, les solutions prêtes à l’emploi ne sont pas suffisantes pour satisfaire pleinement vos exigences. C’est là que le développement de solutions personnalisées entre en jeu. Cela peut englober le développement de logiciels sur mesure, la création de configurations spécifiques, ou même la personnalisation de solutions existantes pour les adapter à vos besoins particuliers. Cette approche sur mesure permet de tirer le meilleur parti de l’externalisation tout en maintenant une adéquation parfaite avec vos processus et objectifs internes.
Mise en oeuvre réussie de l’externalisation
La réussite de l’externalisation dépend en grande partie de la définition des bons indicateurs de mesure pour évaluer son impact. Le simple fait de mettre en place un processus d’externalisation est une étape significative, mais il est tout aussi essentiel de mesurer les avantages et les performances obtenus grâce à ce changement. Selon les objectifs spécifiques de votre entreprise, vous devrez définir des indicateurs de mesure appropriés. En surveillant de près ces paramètres, vous serez en mesure d’évaluer la pertinence de votre stratégie d’externalisation et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations. Cette approche basée sur la mesure contribue à garantir que l’externalisation soit une démarche réussie, alignée sur les objectifs de votre entreprise et susceptible de fournir des résultats tangibles et quantifiables.
Maintenance proactive
Assurez-vous de maintenir de manière proactive vos systèmes externalisés en surveillant régulièrement les performances et en effectuant des mises à jour lorsque cela est nécessaire. Cela garantit que vos opérations informatiques restent efficaces et sécurisées.
Support
Gestion des mises à jour et de la sécurité
Dans le but de garantir la stabilité et la pérennité de votre externalisation informatique, il ne suffit pas de procéder à une résolution des problèmes au jour le jour. Cela englobe des aspects stratégiques et de gestion essentiels, afin de garantir le bon déroulement de la sécurité et la performance de votre système numérique. Parmi ces aspects, la gestion des mises à jour et de la sécurité occupe une place centrale et doit être abordée de manière approfondie.
Voici une liste des éléments à prendre en considération en aval de votre démarche :
- Mises à jour logicielles : Qu’ils soient des systèmes d’exploitation, des applications métier ou des outils de sécurité, ils évoluent de jour en jour. Les mises à jour sont publiées pour corriger des vulnérabilités, améliorer les fonctionnalités et garantir la compatibilité avec les nouvelles technologies. Le support informatique doit maintenir une veille constante pour identifier les nouvelles versions et les correctifs disponibles, puis planifier et exécuter les mises à jour de manière régulière. Cela permet de bénéficier des dernières fonctionnalités tout en minimisant les risques de failles de sécurité.
- Sécurité des données : Une préoccupation majeure dans le contexte de l’externalisation. Les entreprises doivent s’assurer que leurs données, y compris les informations des clients et les données confidentielles, sont protégées de manière adéquate. Le support informatique doit mettre en place plusieurs couches de sécurité, notamment des pare-feu, des systèmes de détection des intrusions, des solutions antivirus et antimalware, et des mécanismes de chiffrement des données. De plus, il doit surveiller en permanence l’environnement informatique pour détecter les menaces potentielles et agir rapidement en cas d’incident de sécurité.
- Gestion des correctifs : Les correctifs de sécurité sont des mises à jour spécifiques visant à résoudre des vulnérabilités identifiées dans les logiciels. Le support informatique doit mettre en œuvre un processus de gestion des correctifs efficace pour appliquer rapidement ces mises à jour critiques. Ils sont essentiels pour réduire les risques de cyberattaques, car les attaquants ciblent souvent des vulnérabilités connues.
- Plan de réponse aux incidents : Malgré toutes les mesures préventives, des incidents peuvent survenir. Le support informatique doit élaborer un plan de réponses, détaillant les étapes à suivre. Cela inclut l’isolement et la neutralisation de la menace, l’investigation pour comprendre la nature de l’incident, la notification des parties concernées et la remédiation pour éviter de futures failles.
En résumé, la gestion des mises à jour et de la sécurité dans le cadre de l’externalisation de votre flotte numérique est une tâche complexe et stratégique, mais indispensable ! Elle nécessite une planification aiguë, des ressources adaptées et une vigilance constante. Un support informatique solide dans ce domaine permet à l’entreprise de se concentrer sur ses activités principales en ayant la certitude que ses systèmes informatiques sont entre de bonnes mains.
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