Pour gagner en productivité et en compétitivité, l’entreprise a besoin de communiquer intelligemment en interne. À l’ère du tout numérique, c’est en toute logique que les organisations se tournent vers des applications et des plateformes web qui favorisent le travail collaboratif. Mais quels sont les outils de communication interne pour avoir une bonne communication au sein de votre entreprise et révolutionner ses méthodes de travail ? On vous explique tout !
La communication interne, qu’est-ce que c’est ?
La communication interne correspond à la stratégie de communication mise en place par une entreprise pour améliorer le partage d’informations entre tous les membres de l’équipe.
La communication interne permet alors de transmettre des données en temps réel, de collaborer plus facilement dans le but d’améliorer la cohésion entre les salariés et leur motivation. Quelle que soit la taille de l’entreprise, mettre en place une bonne communication en interne assure la survie de votre société ! Il est donc très important de mettre en place une bonne stratégie qui est stable et surtout fiable. En effet, vous serez potentiellement amené à partager des informations très importantes, voire confidentielles. Vous devez alors vous assurer que les différents outils que vous allez utiliser sont sécurisés.
Il existe trois types de communication interne :
- La communication ascendante : l’information va des supérieurs hiérarchiques, des dirigeants, aux salariés.
- La communication descendante : c’est l’inverse, ce qui veut dire que ce sont les salariés qui transmettent les informations à leurs supérieurs. Cela peut être des données concernant des projets, relatives à la gestion commerciale ou bien encore au service marketing.
- La communication transversale : les échanges se font sans tenir compte des postes de chacun. La transmission d’informations est donc libre.
Libre à vous maintenant de choisir le type de communication interne que vous souhaitez intégrer dans votre entreprise. Tout dépendra de vos besoins mais également de l’image que vous souhaitez véhiculer.
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Quels sont les avantages à mettre en place une stratégie de communication interne ?
Pourquoi utiliser la communication interne dans votre entreprise ? Tout simplement, car cela vous permet de relier tous les services entre eux grâce à un outil. Ce n’est pas le seul avantage, loin de là ! Voici une liste des principaux avantages de la communication interne :
- Entrainer une bonne cohésion d’équipe
- Apporter un environnement de travail stable et agréable. Cela joue beaucoup sur le moral et donc la motivation des salariés. Plus ils auront un sentiment de bien-être au travail, plus ils seront productifs et investis !
- Améliorer la productivité ! En effet, l’équipe pourra suivre l’avancement d’un projet, discuter des problèmes pour les résoudre le plus rapidement possible, se répartir les tâches, etc.
- Véhiculer les valeurs de l’entreprise pour que chacun s’approprie l’image de cette dernière
- Centraliser les informations clés : projets, clients, chiffres, etc
Tout cela permet alors d’équilibrer l’information au sein de l’entreprise. De plus, avec la forte évolution du télétravail, avoir une bonne communication interne dans votre entreprise est devenu indispensable.
Quels sont les outils de communication interne ?
Aujourd’hui, de nombreux outils de communication interne existent. Réunions téléphoniques ou vidéos, chats groupés, répartition des tâches et bien d’autres fonctionnalités sont proposées par ces derniers. Cependant, avant de choisir un outil, il va falloir que vous posiez à plat vos différents besoins. Pour cela, il vous faut établir un diagnostic détaillé de votre entreprise afin d’avoir un plan de communication.
Voici une liste d’outils parmi les plus utilisés par les entreprises pour mettre en place leur stratégie de communication interne.
Google Drive, le roi du travail collaboratif
Avec Google Drive, il est désormais possible de partager et de gérer plus facilement de nombreux fichiers, et ce, peu importe le format (.DOC, .XLS, .MPEG4, .PDF, .JPEG, etc.). Disponible sur Windows, Mac, Linux, Android et iOS, le service de la firme de Mountain View est la clé pour accélérer le travail collaboratif et communiquer plus rapidement avec ses collaborateurs. Il possède de nombreuses fonctionnalités comme le contrôle des droits d’accès, la sécurité, la copie des fichiers, le travail en simultané, etc. Google Drive est donc un excellent outil de communication en interne.
Les utilisateurs bénéficient d’un espace de stockage de 15 Go qui inclut également Gmail et Google Photos. Cependant, les entreprises qui le souhaitent peuvent augmenter leur capacité de stockage. Google facture 1,99 $ par mois les 100 Go supplémentaires, contre 9,99 $ par mois les 2 To.
Au niveau des alternatives à Google Drive, on peut citer comme outils de communication interne : pCloud, One Drive de Microsoft ou encore Dropbox.
Slack, l’outil qui permet de gagner en productivité
Avec Slack, la communication de l’entreprise est simplifiée. En effet, cette plateforme collaborative est un puissant logiciel de messagerie instantanée qui permet aux entreprises de créer plusieurs canaux, c’est-à-dire plusieurs groupes, afin de hiérarchiser et de compartimenter les discussions. Si Slack permet aux collaborateurs de participer plus rapidement à des discussions, il est aussi très utile pour partager des documents. Vous pourrez alors mettre en place tout ce que vous avez appris sur le drag and drop ! 😉
En plus de pouvoir archiver ces derniers, les utilisateurs peuvent rapidement les retrouver grâce à un système intelligent de recherche. Slack est un puissant outil de communication pour télétravailler en toute flexibilité. En effet, ce logiciel SaaS crée un environnement virtuel de travail très complet qui fait rapidement oublier que les collaborateurs travaillent à distance. Disponible en version gratuite, l’application propose de nombreuses fonctionnalités :
- Discussions audio et vidéo,
- L’automatisation des tâches,
- Le partage des chaînes de discussion, etc.
Pour terminer, sachez que Slack est compatible avec de nombreuses applications comme Dropbox, Jira, Google Drive ou encore Polly.
Voici une vidéo intéressante si vous souhaitez en savoir plus sur cet outil :
Google Meet, la communication intuitive grâce à la visioconférence
À bien des égards, Google Meet se présente comme le concurrent direct de Zoom. Le service collaboratif de visioconférence de Google permet de partager et de planifier ses réunions en quelques clics seulement. Selon l’offre souscrite par l’entreprise, il est possible d’organiser des réunions avec un maximum de 500 participants.
Sondages, suppression du bruit, session en petits groupes, sous-titres traduits, etc., Google Meet est un réel atout au quotidien pour réussir la communication interne de l’entreprise. Si le service est disponible gratuitement, il existe plusieurs offres payantes adaptées aux besoins de chacun. Avec plus de 100 millions d’utilisateurs actifs au quotidien, Google Meet repose sur un réseau sécurisé et extrêmement fluide.
Comme outils de communication interne pour échanger facilement via des visioconférences, on peut aussi citer Teams, Webex ou GoGo Meeting. Le fonctionnement est très similaire et la prise en main se fait instantanément.
Microsoft Teams, le logiciel de vidéoconférence avant-gardiste
Avec Microsoft Teams, collaborez de manière intuitive et efficace avec le reste de l’entreprise. Que vous soyez une PME ou un grand groupe, Microsoft Teams permet de créer facilement des canaux de discussion, de réaliser des réunions vidéo ou encore de créer des notes. Outre la messagerie instantanée et la visioconférence, le logiciel offre des fonctionnalités pour planifier les réunions, partager des fichiers ou des contacts, créer des listes de tâches, accéder à toutes les informations communiquées durant les réunions, etc.
Si vous voulez en savoir plus, regardez cette vidéo !
Google Agenda, anticipez vos journées de travail en toute flexibilité
Google Agenda est un outil multiplateforme (iOS, Android, Windows, Mac, etc.) qui permet de communiquer et de travailler plus facilement en équipe. En effet, les salariés peuvent désormais s’en servir pour planifier leurs journées et créer des plannings avec leurs collègues. De manière très simple, ces derniers peuvent consulter les différents événements d’un collaborateur et vérifier ainsi sa disponibilité.
Et le plus séduisant réside dans le fait que Google Agenda soit compatible avec d’autres services de Google : Meet, Contacts, Drive, etc. Mieux, il est possible d’exporter les informations de Google Agenda vers d’autres logiciels/services tels qu’Outlook ou encore Exchange. La plateforme en ligne et l’application mobile synchronisent les données en temps réel, ce qui permet d’être au même niveau d’information au même moment.
Trello, le maître par excellence de la gestion des projets
Trello est certainement l’un des meilleurs outils en ligne de gestion de projet. On l’aime pour son interface intuitive, ses fonctionnalités simples et efficaces, mais aussi pour son système de cartes. Ce dernier permet avec une grande facilité d’organiser et de suivre toutes les étapes destinées à la réalisation d’un projet.
En quelques clics, on peut assigner des tâches à des collègues, lister dans des tableaux toutes les informations relatives à un projet, ajouter des fichiers, réaliser des listes de contrôle extrêmement détaillées, etc. Avec Trello, il est désormais possible de disposer d’une vue d’ensemble sur son projet afin de mieux planifier son exécution.
Monday.com, l’ultime outil pour mieux organiser le travail en équipe
Monday.com est une plateforme en ligne qui réinvite l’organisation du travail. Cette plateforme web est le couteau suisse du suivi de tâche. En s’en servant, les collaborateurs de l’entreprise pourront communiquer beaucoup plus intelligemment en matière de gestion de projet. Avec Monday.com, il est possible de créer des feuilles de route, de planifier chaque étape du projet, de créer des diagrammes de Gantt ou encore de vérifier la charge de travail de chaque collaborateur. Pour terminer, sachez qu’il est possible de lier Monday.com à Slack, Microsoft Teams, Excel, Gmail, etc., afin d’exploiter les informations de ces applications tierces. Vous centralisez ainsi toutes les données relatives à vos différents outils de communication interne au sein d’une même plateforme.
Voici ci-dessous une vidéo présentant l’utilisation de Monday.com.
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Bien qu’il existe une multitude d’outils de communication interne, il arrive que certaines entreprises aient besoin de logiciels sur mesure. Cette démarche permet non seulement de travailler avec des applications adaptées à leurs besoins, mais également à leur métier. Et c’est là que Mayasquad entre sur scène ! On vous propose de créer votre propre application métier. Si vous êtes intéressée par ce projet, n’hésitez pas à aller lire notre article sur les avantages d’une application métier pour les entreprises.
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